e-sidoc / BCDI
Synchronisation des comptes ENT avec BCDI / e-sidoc
Présentation
Le widget « Mon CDI » permet aux utilisateurs authentifiés dans l'ENT de consulter directement :
- leurs documents actuellement empruntés ;
- leurs éventuels prêts en retard ;
- les dates de retour des documents.
Pour permettre l'association entre un utilisateur de l'ENT et son compte emprunteur dans BCDI, le fichier des emprunteurs de BCDI doit être mis à jour à partir des données utilisateurs issues de l'ENT.
Cette synchronisation repose sur une procédure mise en place conjointement avec Réseau Canopé – Solutions documentaires.
Avant de commencer
La procédure nécessite l'intervention de deux personnes :
- l'administrateur ENT, qui déclenche l'export des comptes depuis l'ENT ;
- le professeur-documentaliste, qui récupère les données dans e-sidoc puis réalise leur intégration dans BCDI.
1. Exporter les utilisateurs depuis l'ENT
Cette première opération doit être réalisée par un administrateur ENT de l'établissement.
Depuis l'ENT, accédez à :
Puis accédez au service :
Sélectionnez dans la liste proposée le fichier correspondant à votre établissement.
Ce fichier contient les données des différentes catégories d'utilisateurs de l'établissement :
- élèves ;
- enseignants ;
- autres personnels.
Cliquez ensuite sur « Exporter vers e-sidoc ».
Les données sont alors générées sous la forme d'un flux XML et transmises directement au portail e-sidoc de l'établissement par un canal sécurisé.
Un message confirme la bonne réalisation de l'export.
2. Mise à disposition dans e-sidoc
Après la réalisation de l'export :
- le fichier est mis à disposition dans le back-office d'administration e-sidoc ;
- il reste disponible au téléchargement pendant 72 heures ;
- un courriel est automatiquement adressé au professeur-documentaliste.
Le courriel est envoyé à l'adresse déclarée dans l'espace client des Solutions documentaires de Réseau Canopé.
3. Télécharger les données depuis e-sidoc
Cette opération est réalisée par le professeur-documentaliste.
Connectez-vous au back-office d'administration e-sidoc, puis accédez à :
Utilisez ensuite la fonction :
Le fichier XML contenant les utilisateurs issus de l'ENT est alors téléchargé sur le poste.
Il servira à mettre à jour les emprunteurs dans BCDI.
4. Mettre à jour les emprunteurs dans BCDI
La procédure définie par Réseau Canopé prévoit trois grandes étapes.
4.1. Supprimer les anciennes clés ENT
Avant l'insertion des nouvelles données, les anciennes clés d'authentification associées aux emprunteurs doivent être supprimées.
Dans BCDI :
Validez ensuite l'opération.
4.2. Anonymiser les prêts et réservations de l'année précédente
Avant la mise à jour des emprunteurs, Réseau Canopé recommande d'anonymiser les prêts et réservations de l'année scolaire écoulée.
Ces opérations sont accessibles depuis :
4.3. Importer les nouvelles données utilisateurs
Une fois les opérations précédentes réalisées, utilisez le fichier XML précédemment téléchargé depuis e-sidoc.
Dans BCDI :
Sélectionnez ensuite le fichier XML comme fichier d'importation.
BCDI analyse les données avant de réaliser l'import.
Cette analyse permet notamment d'identifier :
- les nouveaux emprunteurs à créer ;
- les emprunteurs existants à mettre à jour ;
- les anciens emprunteurs à supprimer ;
- les emprunteurs qui ne peuvent pas être supprimés en raison de prêts encore en cours ;
- les éventuelles ambiguïtés ou homonymies nécessitant une intervention.
Après contrôle, validez l'importation.
BCDI permet ensuite d'enregistrer un rapport des opérations réalisées.
Synchronisations suivantes
Il est possible de réaliser de nouvelles synchronisations en cours d'année, notamment pour prendre en compte de nouveaux utilisateurs.
Dans ce cas :
- l'administrateur ENT réalise un nouvel export vers e-sidoc ;
2. le professeur-documentaliste récupère le nouveau fichier XML depuis e-sidoc ;
3. il réalise une nouvelle mise à jour des emprunteurs dans BCDI.
Il n'est donc pas nécessaire de limiter cette opération à la seule rentrée scolaire.
En cas de problème avec l'export ENT
Si vous rencontrez notamment :
- l'absence de votre établissement dans la liste proposée ;
- une erreur lors de l'export ;
- un fichier qui ne semble pas correspondre à votre établissement ;
- une absence de données attendues ;
- ou tout autre comportement anormal lors de la transmission vers e-sidoc ;
n'effectuez pas de modification destinée à contourner le problème et contactez le support ENT en précisant votre établissement et le problème rencontré.
Nous pourrons ainsi vérifier la configuration de l'export et effectuer, si nécessaire, les ajustements correspondants.
Documentation officielle Réseau Canopé
Cette documentation reprend les principales étapes nécessaires à l'utilisation du service dans nos ENT.
La documentation de référence concernant le fonctionnement de « Mon CDI », e-sidoc et les opérations à effectuer dans BCDI reste celle publiée par Réseau Canopé – Solutions documentaires.