Gestion de la rentrée - Planification automatique de l'ouverture des comptes

• Gestion de la rentrée - Planification automatique de l'ouverture des comptes
• Présentation
• Principe de fonctionnement
• Les niveaux de configuration
  • Configuration globale (GIP RECIA)
  • Établissement
  • Niveau
  • Classe
• Exemples de configuration
  • Exemple 1 : hiérarchie complète
  • Exemple 2 : classe sans paramétrage du niveau
• Bonnes pratiques
• Paramétrage des classes
  • Pourquoi ?
  • Recommandations
• Informations complémentaires
• Historique

Présentation

Le service Gestion de la rentrée permet de planifier automatiquement l'ouverture des comptes utilisateurs en fonction de la date et de l'heure de rentrée.

Cette fonctionnalité répond aux besoins des établissements dont la rentrée est organisée de manière progressive (par établissement, niveau ou classe) et évite toute intervention manuelle pour bloquer ou débloquer les comptes.

Principe de fonctionnement

Le service applique les paramètres selon une hiérarchie allant du plus général au plus spécifique.

Les niveaux de configuration sont les suivants :

• Configuration globale (GIP RECIA)
• Établissement
• Niveau
• Classe

Le système recherche le paramètre le plus précis applicable à chaque utilisateur.

Lorsqu'un paramètre est défini à un niveau, il remplace automatiquement celui du niveau supérieur.

Si aucun paramètre n'est défini à un niveau, le système conserve automatiquement le dernier paramètre disponible.

Les niveaux de configuration

Configuration globale (GIP RECIA)

La configuration globale est définie par le GIP RECIA.

Elle constitue la configuration par défaut appliquée à l'ensemble des établissements.

Elle permet notamment de définir :

• la période de blocage des comptes durant les opérations de bascule de l'année scolaire ;
• la date générale de réouverture des comptes.

Établissement

Chaque établissement peut définir sa propre date et heure de rentrée.

Ce paramétrage remplace la configuration globale uniquement pour l'établissement concerné.

Niveau

Une configuration spécifique peut être appliquée à un niveau (6e, 5e, 2nde, BTS, etc.).

Tous les utilisateurs appartenant à ce niveau utiliseront ce paramètre, sauf si une configuration plus spécifique existe.

Classe

Une configuration spécifique peut être appliquée à une classe.

Ce niveau est le plus prioritaire.

Il permet notamment de gérer les rentrées échelonnées entre plusieurs classes d'un même niveau.

Exemples de configuration

Exemple 1 : hiérarchie complète

Configuration définie :

• Configuration globale (GIP RECIA) : ouverture des comptes le 1er septembre à 08h00
• Établissement : ouverture reportée au 2 septembre à 08h00
• Niveau 6e : ouverture avancée au 1er septembre à 09h00
• Classe 6e A : ouverture avancée au 1er septembre à 10h00

Résultat :

Exemple 2 : classe sans paramétrage du niveau

Configuration définie :

• Configuration globale (GIP RECIA) : ouverture des comptes le 1er septembre à 08h00
• Établissement : ouverture reportée au 2 septembre à 08h00
• Niveau 6e : aucun paramétrage
• Classe 6e A : ouverture le 1er septembre à 10h00

Résultat :

Cet exemple montre qu'il n'est pas nécessaire de définir un paramétrage sur un niveau pour pouvoir configurer une classe.

Bonnes pratiques

Dans la majorité des situations :

• un paramétrage au niveau Établissement est suffisant ;
• le paramétrage par Niveau permet de gérer les rentrées échelonnées ;
• le paramétrage par Classe doit être réservé aux besoins particuliers.

Paramétrage des classes

Pourquoi ?

Le service applique les paramètres à partir des informations transmises par l'annuaire académique fédérateur.

Cet annuaire ne fournit pas d'identifiant unique et permanent permettant d'identifier une classe d'une année scolaire à l'autre.

Le rapprochement est donc réalisé uniquement à partir du libellé de la classe.

Lorsque celui-ci change lors de la préparation de la nouvelle année scolaire, le service considère qu'il s'agit d'une nouvelle classe.

Recommandations

Afin d'éviter de devoir recréer de nombreux paramétrages chaque année, il est recommandé de :

• privilégier le paramétrage par Niveau lorsque cela répond au besoin ;
• réserver le paramétrage par Classe aux situations nécessitant un traitement spécifique ;
• vérifier les libellés des classes issus de l'annuaire académique fédérateur après la bascule de l'année scolaire avant de créer un nouveau paramétrage.

Informations complémentaires

Historique