Contexte

Lors des audits réalisés pour le projet Maintenance Informatique, le GIP Recia a constaté que les serveurs BCDI étaient généralement installés sur un des postes des documentalistes. Ce type d'installation, autrefois préconisé par l'éditeur, n'est plus préconisé dans les réseaux actuels.

Descriptif de la solution de prise en charge BCDI

Le GIP Recia se propose de migrer le serveur BCDI et le connecteur e-sidoc des établissement sur une machine virtuelle hébergée, télé-gérée et sauvegardée sur nos serveurs.

Le documentaliste a toujours accès à l'application BCDI (via le client BCDI avec le compte Gestion et Admin) mais n'a plus accès à la machine. En cas de problème, l'ouverture d'un incident via iTop est obligatoire. En cas d'acceptation de la migration du serveur BCDI, le GIP propose au chef d'établissement l'ajout du (de la) documentaliste comme CSL pour pouvoir ouvrir un ticket lui(elle) même.

La version installée de BCDI correspond à la dernière en date publiée par la Canopé.

Les mots de passe (Gestion et admin) sont choisis par l'établissement mais doivent être communiqués au GIP.

Gestion des sauvegardes

Tous les soirs, une sauvegarde des données du serveur est réalisée au format zip. Ces sauvegardes peuvent être fournies sur demande par ticket iTop

Pour ne pas utiliser trop d'espace disque sur nos serveurs, le script efface régulièrement les anciennes sauvegardes. Il ne garde que :

• les sauvegardes des 21 derniers jours
• les sauvegardes du 1er des 6 derniers mois

Soient, 27 sauvegardes

Un mail peut être envoyé à une ou plusieurs personnes pour avertir du bon déroulement (ou pas) de la sauvegarde.

Migration du serveur

Les pré-requis avant de commencer toute migration de serveur sont :

• le mot de passe du compte Gestion et admin du serveur BCDI
• Le compte BCDI CRDP de l'établissement : Numéro de Client = $RNE ; MDP = 6 caractères alphanumériques
• La liste des mails des personnes qui désirent être prévenu tous les jours du succès ou de l'échec de la sauvegarde de la base
• Faire une sauvegarde de la base actuelle BCDI : $InstallDir$data
• S'assurer que les déclarations CNIL concernant BCDI et e-sidoc ont bien été faites (http://documentation.solutionsdoc.net/support/manuels-et-tutoriels/manuels-documentations/demarches-administratives-cnil/) : inutile depuis le 25 mai 2018 (RGPD)

Pendant la phase de migration (environ 1h), aucune action ne doit être réalisée sur "l'ancien" serveur, au risque de ne pas récupérer les informations sur le nouveau.

Une fois le serveur migré, la station qui accueillait le service BCDI redevient une station "ordinaire" du réseau pédagogique sur laquelle est installé le client BCDI.

Périmètre d'action sur le serveur virtualisé

La virtualisation du serveur BCDI ne change en rien le fonctionnement de celui-ci. Cette migration est complètement transparente lors de l'utilisation du logiciel, pour les documentalistes ou les élèves.

Périmètre du GIP RECIA

• hébergement du serveur et du connecteur e-sidoc s'il existe
• Mise à jour du serveur et des clients après leur publication par la Canopé.
• Sauvegarde de la base tous les jours

Hors périmètre du GIP RECIA

• L'import des comptes depuis l'ENT (voir : https://lycees.netocentre.fr/documentations/e-sidoc/documentation_e-sidoc_Netocentre_touraineeschool.pdf )
• Gestion des mémofiches et mémodocnet.
• Mise à jour du Thésaurus (Motbis)

Les procédures transmises par la Canopé restent toujours valides.

Demander la migration du serveur BCDI

Pour demander la migration du serveur BCDI, merci de créer une demande iTOP en joignant le formulaire rempli ci dessous

Téléchargement du Formulaire