Envoi par la DOS3 des nomenclatures :

Le rectorat (DOS 3) envoie les nomenclatures propres à l'établissement.

Bascule d'année :

L'établissement effectue la bascule d'année dans StsWeb. Il peut choisir de reconduire ou de ne pas reconduire sa structure pédagogique, en fonction de ce qui lui semble le plus rapide à réaliser (modification ou redéfinition complète).

 Concernant les groupes, si une situation complexe est héritée des années passées, il est préférable de ne pas les reconduire et de les gérer directement dans le logiciel d'emploi du temps (étape 9)

Sélection des nomenclatures :

Dans le module Nomenclatures de Sconet, l'établissement effectue la sélection des formations, la sélection des matières et, si besoin, la définition des matières ETP (Enseignement Technologique et Professionnel).

 La direction et le secrétariat travaillent en commun pour vérifier et valider les nomenclatures reçues de l'étape 1. Si des nomenclatures manquent, il convient de faire le point avec la DOS 3.

Lancement du profilage :

L'établissement lance le profilage, ce qui a pour effet de transmettre les nomenclatures dans StsWeb et d'initialiser la base élève.

Vérification des divisions :

L'établissement crée et/ou modifie ses divisions.

Il est possible de saisir les groupes à cette étape, sans les peupler et en les rattachant à toutes les classes potentiellement concernées. Mais dans la mesure où l'établissement utilise un logiciel d'emploi du temps, il faut que les groupes soient créés au moment de la confection de l'emploi du temps (étape 9).

 A cette étape, l'établissement ne connaît pas forcément l'ensemble des divisions qui seront présentes le jour de la rentrée ; dans le doute ne pas hésiter à créer des divisions qui ne seront peut-être pas maintenues. Les ajustements pourront se faire plus tard.

Mise à jour automatique de SIECLE :

Au fur et à mesure de la mise à jour de la structure (ajout/modification/suppression de division), celle-ci est automatiquement mise à jour dans la base élèves SIECLE.

Saisie des élèves :

L'établissement procède à l'inscription des nouveaux élèves, et/ou à la validation des affectations, ainsi qu'à la mise à jour des fiches élèves dans SIECLE (inscription dans les divisions).

La gestion des fratries s'effectue à cette étape.

 Les élèves qui proviennent d'un autre établissement de l'académie ne doivent pas être recréés manuellement dans SIECLE, mais transmis via SIECLE par l'établissement d'origine. Les affectations arrivent début juillet, il faut les attendre.

Exports StsWeb :

Les enseignants, la structure en divisions et les nomenclatures matières sont impérativement importées depuis StsWeb.

2 cas se présentent :

• les données EDT de l'année précédente sont reprises dans EDT, dans ce cas, il est indispensable de procéder à la « mise en correspondance » ;
• les données ne sont pas reprises de l'année précédente dans EDT, la base EDT est alors entièrement initialisée depuis les données de StsWeb.

 Si deux établissements sont gérés dans le même logiciel d'emploi du temps, il convient d'importer d'abord l'établissement qui dispose de la structure la plus importante, puis d'effectuer une deuxième importation pour la seconde structure, en indiquant au logiciel d'emploi du temps qu'il s'agit d'une autre structure.

 Les imports des étapes 8a et 8b préservent les données du logiciel d'emploi du temps ; en particulier les fiches décrivant les cours sont bien sûr conservées.

Exports SIECLE (option recommandée) :

Cette étape, utile aux établissements qui gèrent leurs groupes dans le logiciel d'emploi du temps, permet de récupérer les élèves dans ce logiciel d'emploi du temps et de les répartir dans les groupes.

 Les imports des étapes 8a et 8b préservent les données du logiciel d'emploi du temps ; en particulier les fiches décrivant les cours sont bien sûr conservées.

Élaboration de l'emploi du temps et création des groupes :

Il est recommandé de ne pas travailler dans le logiciel d'emploi du temps avant d'avoir effectué les étapes précédentes.

Il est indispensable de bien réfléchir à la dénomination des groupes dans le logiciel d'emploi du temps ; la dénomination des groupes (libellés courts) dans le logiciel d'emploi du temps devra se limiter à 8 caractères significatifs en vue de l'importation dans StsWeb.

Pour les établissements qui utilisent un logiciel d'emploi du temps, les groupes pédagogiques (ensemble d'élèves devant un enseignant) proviennent de la constitution de l'emploi du temps.

 Le logiciel d'emploi du temps crée des regroupements d'élèves issus de « parties » de classes (sur la base des options suivies). Leur nombre est important et, lors des remontées dans StsWeb, le logiciel d'emploi du temps crée arbitrairement des groupes au nom peu explicite (regroupement automatique des parties). Ceci pose de nombreux problèmes, par exemple lors de la distribution des emplois du temps ou de l'utilisation des groupes dans les applications pédagogiques.

Pour pallier ces inconvénients, l'idéal est de créer soi-même,dans le logiciel d'emploi du temps, les groupes contenant ces « parties » de classes et de les nommer de manière à pouvoir les identifier aisément, notamment lorsqu'ils seront importés dans StsWeb. Le travail qui suivra s'en trouvera grandement facilité.

Transfert des données emploi du temps :

A cette étape, le système d'information académique n'a besoin de connaître que les associations enseignant/classes et enseignant/groupes (au fur et à mesure de leur connaissance) ; il n'est pas nécessaire que l'emploi du temps concret (grille horaire et salles de cours) soit réalisé pour effectuer les opérations d'export.

2 opérations sont nécessaires :

• associations enseignant/classes et enseignant /groupes dans StsWeb
• peuplements des groupes d 'élèves dans SIECLE

 Cette étape a une valeur fonctionnelle et non administrative. Il est normal que certaines informations ne soient pas définitives, cela ne doit pas être un frein à effectuer cette remontée dès que possible.

 Lors de l'opération d'export depuis le logiciel d'emploi du temps, si l'établissement gère deux structures, il convient d'exporter chacune d'elles à la suite pour les importer dans StsWeb et SIECLE.

 Lors de l'opération d'export depuis le logiciel d'emploi du temps, l'établissement peut sélectionner des cours qu'il ne faut pas exporter. Ainsi, par exemple, des cours qui sont affectés à un enseignant vacataire pourront ne pas être exportés. De même les cours d'une structure hors Éducation Nationale (par exemple un CFA géré par l'établissement) pourront être exclues de l'export. Ceci évite de créer une base emploi du temps spécifiques pour les transferts d'informations vers StsWeb.

Il est donc possible de garder la souplesse du logiciel d'emploi du temps pour ce qui est du partage des ressources entre différentes structures tout en permettant un transfert efficace des données emploi du temps dans StsWeb.

 Lorsque l'emploi du temps est mis à jour, il faut penser à rejouer, en fonction de ce qui a été modifié, les étapes, en fonction de ce qui a été modifié, 10, 11 et 12 afin que le SI académique soit cohérent avec les nouvelles informations.

Export des structures :

Dans le cas d'une remontée des emplois du temps dans StsWeb, les groupes générés par l'emploi du temps sont automatiquement créés. Afin de les rendre disponibles dans la base élèves SIECLE, il convient de procéder à l'exportation de la structure (dans le menu « Exports » de StsWeb).

Export des services :

Il est indispensable de réaliser l'opération « exportation des services à destination de Sconet » dans StsWeb.

Peuplement des groupes

Il y a deux modes opératoires possibles :

• Saisie manuelle dans SIECLE Base Élèves : Affecter les élèves dans les groupes est une opération de saisie qui peut être effectuée en masse. Le traitement de masse est beaucoup plus efficace que le traitement des fiches élèves une à une.

• Importation depuis le logiciel d'emploi du temps (cf étape 8b) : Si l'établissement gère la composition des groupes dans son logiciel d'emploi du temps, il est alors possible de les importer directement dans SIECLE.

 Cette étape de peuplement des groupes dans SIECLE base élèves est indispensable pour obtenir un fonctionnement correct d'outils de base de l'ENT comme le cahier de texte ou encore le partage des devoirs sur le réseau local de l'établissement.

Alimentation automatique de l'annuaire fédérateur :

Les données contenues dans les différentes bases du système d'information académique sont remontées dans l'annuaire fédérateur (AAF) toutes les nuits.

Alimentation automatique de l'annuaire ENT :

Les données contenues dans l'annuaire fédérateur sont exploitées par l'ENT toutes les nuits.

Exploitation de l'annuaire de l'ENT ou de l'annuaire fédérateur par OMICO :

Les données contenues dans l'annuaire de référence (ENT NetO'Centre) sont exploitées par l'application OMICO toutes les nuits.

Génération des comptes locaux :

OMICO permet la génération des comptes réseaux locaux pour les enseignants et les élèves.

 Toutes les manipulations dans OMICO doivent avoir été réalisées (imports LDAP, mise en place des éventuels fichiers complémentaires, génération des fichiers de correspondance des niveaux, corrélation manuelle des comptes restants...)

 Les traitements se faisant la nuit, pour avoir les comptes le jour de la rentrée, il faut au minimum que la demande de création de comptes soit validée la veille par l'administrateur.

 Jusqu'à 3 ou 4 jours de travail peuvent être nécessaires à l'administrateur réseau pour effectuer les opérations qui suivent la génération des comptes, en fonction de la complexité des sites : édition et distribution des listes, publipostage (parfois en collaboration avec le secrétariat de l'établissement),...