Contexte

L'authentification de vos utilisateurs leur permet de bénéficier de plusieurs services réseau. Comme la connexion sur les stations de votre établissement, le stockage de fichiers (personnels et partagés), ou encore la connexion au réseau WiFi depuis des équipements personnels.

Afin de pouvoir créer, modifier ou supprimer des comptes sur l'annuaire local de votre établissement, nous avons développé notre propre outil OMICO (cet acronyme signifie Outil de MIgration des COmptes) et nous l'avons interconnecté avec les annuaires régis par l'équipe ENT. Cela permet de récupérer les informations saisies et transmises par votre établissement, via les applications administratives utilisées pour saisir les bases de données du personnel et des apprenants.

L'histoire d'OMICO

Dans les établissements scolaires, il y a beaucoup de mouvements sur des périodes brèves, contrairement à une entreprise. Ces mouvements sont particulièrement importants lors des rentrées scolaires ou au début des sessions de formation. Cela engendrait une tâche considérable et laborieuse pour le correspondant informatique local, qui était responsable de la création des comptes, de l'affectation des classes et de la réinitialisation des mots de passe…

OMICO a été développé afin de pouvoir répondre à la problématique qu'engendrent ces mouvements importants et chronophages pour la personne désignée dans l'établissement à cette tâche.

Définitions des termes utilisés

Lors de l'utilisation d'OMICO, vous serez confronté à certains termes qui sont spécifiques à la gestion d'un annuaire, et au fonctionnement du logiciel.

Synchronisation des annuaires

La synchronisation des annuaires est lié au fonctionnement d'OMICO qui a initialement été prévu pour communiquer avec des serveurs de type LDAP. Depuis maintenant quelques années, nous avons abandonné cette méthode pour authentifier les utilisateurs sur le réseau, et sommes désormais sur la technologie Active Directory. OMICO n'a pas été conçu pour dialoguer avec ce type de serveurs : nous avons initié un projet pour le remplacement d'OMICO, mais la reprise de toutes les fonctionnalités prend beaucoup de temps et nous ne sommes pas encore arrivés au stade où nous pouvons en dévoiler plus sur ce projet.

En attendant que le projet arrive au stade où nous pourrons indiquer sa mise en œuvre dans l'infrastructure des établissements, nous pallions à cette problématique en conservant les 2 types d'annuaires (LDAP et AD), et nous procédons à la réplication des données dès qu'une mise à jour est effectuée. Bien que nous avons essayé d'automatiser le plus possible ces demandes de synchronisations, nous ne sommes pas à l'abri d'un oubli dans le code source d'OMICO qui a été maintenu par différentes personnes au fil des années, n'ayant pas les mêmes méthodologies, ni la même organisation dans le développement.

Fonctionnement de l'alimentation d'OMICO

Afin de pouvoir récupérer la liste des comptes à créer dans votre annuaire, nous utilisons les informations fournies par votre établissement, soit par l'alimentation automatique, soit par fichier complémentaire. Le schéma suivant explique de manière synthétique comment fonctionne l'alimentation.

Schéma du flux de données utilisé sur OMICO

• vert : établissement
• jaune : structure nationale
• bleu : GIPRECIA

L'alimentation par fichier complémentaire

Ce type d'alimentation n'est pas automatisé contrairement aux autres sources officielles, et permet au correspondant qui maintient les comptes dans l'établissement d'apporter une liste de modifications à apporter qui ne sont pas référencées dans les logiciels métiers (ou qui ne le peuvent pas).

La phase 2

Une phase 2 prépare l'intégration des données à l'annuaire local établissement. Les données sont issues des sources officielles et/ou fichier(s) complémentaire(s). Quand la phase 2 est planifiée dans OMICO, elle est exécutée le soir, les nouvelles données sont donc intégrées à J+1 de la phase 2.

L'exécution d'une phase 2 génère une notification vers les correspondants établissements dont l'objet est « Phase 2 effectuée sans erreur \o/ ». Cette notification indique que l'annuaire établissement a été actualisé.

La migration automatisée Auto-P2

Lorsque votre établissement dispose d'une alimentation automatique, vous êtes amené à régulièrement faire des migrations de compte, principalement pour actualiser les affectations de groupe. Par ce constat, nous avons développé la fonction de migration automatisée Auto-P2. OMICO vous affichera si vous êtes éligible pour les migrations automatisées, et si elle est activée pour votre établissement.

Vous pouvez activer ou désactiver cette fonction directement depuis OMICO, sans avoir besoin d'en faire la demande au support.

Les conditions pour la préparation automatisée

Si Auto-P2 est actif pour votre établissement, les migrations seront rythmées selon les conditions suivantes par ordre de priorité :

1. OMICO n'est pas placé en maintenance, pour mise à jour ou pour incident de fonctionnement,
2. Les phases 2 pour votre établissement n'ont pas été bloquées par le support, en cas d'incident sur l'annuaire LDAP de votre établissement,
3. Afin que le support puisse faire les corrections en cas de problème sur une phase 2, aucune migration automatique n'est réalisée le vendredi et le samedi,
4. La dernière phase 2 de votre établissement ne doit pas avoir eu d'erreur durant le traitement des actions,
5. La fréquence des phases 2 diffère selon la date :
   1. Aucune migration automatique n'est réalisée durant le mois de juillet,
   2. Durant le mois d'août :
      1. Pas de phase 2 automatisée durant les 2 premières semaines,
      2. À partir de la 3ᵉ semaine, les phases 2 peuvent être réalisées quotidiennement,
   3. Durant le mois de septembre :
      1. Uniquement durant la première semaine du mois, les phases 2 sont réalisées quotidiennement,
      2. Dès la deuxième semaine, les phases 2 sont réalisées tous les 2 jours,
   4. Durant le reste de l'année, les phases 2 sont réalisées tous les 7 jours,
6. La préparation des migrations automatisées est réalisée à 17 h 30.

Le comportement Auto-P2...

…sur les comptes à corréler

OMICO essaye de prendre le plus de décisions automatisées pour que vous n'ayez pas à lui indiquer les actions concernant les comptes qui ne sont plus présents dans l'alimentation automatique de votre établissement.

Pour les comptes créés manuellement, OMICO vous demande s'il doit conserver ou supprimer les comptes. Auto-P2 est configuré pour garder les comptes qui sont concernés et ne les supprimera jamais.

…sur les affectations de groupe

OMICO va nettoyer toutes les affectations de groupe pédagogique, comme si vous aviez activé l'option Oubli des affectations LDAP. Auto-P2 a été pensé pour être le reflet des informations que vous avez mises dans l'ENT, lui-même alimenté par les sources officielles.